Durée de conservation des documents comptables : ce que dit le droit OHADA

Combien de temps faut-il garder une facture, un registre comptable ou un relevé bancaire avant de pouvoir le détruire ? C'est l'une des questions les plus fréquentes des entreprises que nous accompagnons — et la réponse est encadrée par un texte précis.

Le cadre légal : l'Acte uniforme OHADA

Le Sénégal est l'un des dix-sept États membres de l'OHADA (Organisation pour l'Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires), qui établit un droit des affaires commun à ses membres. En matière comptable, c'est l'Acte uniforme relatif au droit comptable et à l'information financière (AUDCIF) qui fait référence.

Concrètement, cette durée de dix ans s'applique notamment :

• aux livres comptables obligatoires : livre-journal, grand livre, livre d'inventaire ;
• aux pièces justificatives : factures émises et reçues, bons de commande, relevés bancaires et autres documents sur lesquels s'appuie la comptabilité.

Pourquoi ce délai compte

Au-delà de l'obligation légale elle-même, cette durée de conservation protège l'entreprise à plusieurs niveaux : elle permet de répondre à un contrôle fiscal, de justifier une opération en cas de litige commercial, et plus largement d'assurer la continuité et la traçabilité de la gestion de l'entreprise dans le temps.

Et les autres documents de l'entreprise ?

Les documents sociaux (contrats de travail, bulletins de paie) et les documents juridiques (statuts, procès-verbaux d'assemblée) obéissent à d'autres règles, parfois à des durées différentes. Chaque catégorie de document mérite d'être examinée spécifiquement — c'est précisément l'objet d'un audit documentaire, pour éviter aussi bien la destruction prématurée qu'un stockage inutilement coûteux.

Comment s'organiser concrètement

Trois réflexes simples permettent de rester en conformité sans y perdre de temps : classer les documents par catégorie et par date de clôture d'exercice dès leur réception, conserver une trace claire des dates de destruction à venir, et opter pour un archivage — physique ou numérique — qui permette de retrouver un document précis en quelques minutes en cas de contrôle.